Administratief medewerker

Ben jij op zoek naar een administratieve functie met veel variatie? Ben je flexibel ingesteld en neem je graag initiatief? Dan ben jij de gedreven collega waarnaar we op zoek zijn om ons team te versterken! Als administratief medewerker draag je bij aan een vlotte en efficiënte werking van de Diplomatieke Vertegenwoordiging van Vlaanderen bij de Europese Unie (DVV-EU) die deel uitmaakt van de Permanente Vertegenwoordiging (de ambassade) van België bij de Europese Unie (PV-EU). Een greep uit je gevarieerde takenpakket: Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de Diplomatiek Vertegenwoordiger en de adjunct Diplomatiek Vertegenwoordiger, evenals de attachés. Je zorgt voor de administratieve en logistieke organisatie van vergaderingen (uitnodiging opmaken en uitsturen, zalen reserveren, klaarzetten en opruimen). Je verzorgt het onthaal en de telefoon. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de mailbox en gericht doorsturen van berichten. Je actualiseert het archief op SharePoint en houdt de inventaris bij. Je staat in voor het verzenden en ophalen van post. Je verzorgt mee de website en socialemediakanalen van de DVV-EU. In deze functie wordt ook permanentie verwacht tijdens de werkuren (onthaal, telefoon, …). Daarom is telewerken maar één dag per week mogelijk, na onderling overleg. Verder kom je in contact met vertrouwelijke en geclassificeerde documenten, waardoor je over een veiligheidsmachtiging van het niveau geheim moet beschikken. Je vindt hierover meer informatie onder de toelatingsvoorwaarden. Lees meer over de job en het selectieproces in het selectiereglement als bijlage bij ‘Meer informatie’. Download dit document en hou het bij.