(Senior) Office Manager:in (w/m/d)

Wofür wir stehen

Beim High-Tech Gründerfonds (HTGF) arbeiten wir mit Leidenschaft daran, die innovativsten Startups Europas zu begleiten. Für unser Office-Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Bonn eine engagierte Persönlichkeit, die Organisation liebt, Verantwortung übernimmt und Freude an einer Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Team, Politik und Netzwerkpartner:innen hat. 

Was Dich erwartet

• Office Management in voller Breite: Du unterstützt im Tagesgeschäft im Office, koordinierst Abläufe und stellst sicher, dass Termine, Informationen und Materialien immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
• Kalender- und Reisemanagement: Du planst komplexe Kalender, organisierst Geschäftsreisen, erstellst Reiseunterlagen und übernimmst die Abrechnung – präzise und vorausschauend.
• Meetingvorbereitung & -begleitung: Du organisierst Sitzungen, Investor- und Gremientermine, bereitest Unterlagen auf, führst Protokoll und stellst Folgemaßnahmen sicher.
• Kommunikations- & Informationsfluss: Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partner:innen – inklusive Ministerien, Aufsichtsgremien, Gründer:innen und Investor:innen.
• Administrative Verantwortung: Du kümmerst Dich um Postbearbeitung, Vertragsablagen, Datenpflege, Materialbestellungen und reibungslose Büroorganisation.
• Unterstützung strategischer Themen: Du erstellst Präsentationen, Statistiken und Berichte, unterstützt bei Projekten und übernimmst koordinierende Aufgaben im Managementteam.
• Event- und Besuchskoordination: Du bereitest interne Veranstaltungen vor, empfängst Gäste professionell und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.

Wonach wir suchen

• Struktur-Genie: Du hast Freude an Organisation, baust effiziente Systeme auf und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Hands-on-Mentalität: Du handelst vorausschauend, pragmatisch und lösungsorientiert – und packst an, bevor jemand danach fragt.
• Souveränität: Du trittst sicher auf – auch gegenüber C-Level-Kontakten, Unternehmerfamilien und politischen Akteur:innen.
• Abgeschlossene kaufmännische oder Hotellerie-Ausbildung, sehr gute Deutschkenntnisse (C2), gute Englischkenntnisse (B2) und sicherer Umgang mit MS Office runden Dein Profil ab.

Worauf Du Dich freuen kannst

• Flexible Arbeitsmodelle – Präsenz oder remote
• 30 Urlaubstage plus Sonderurlaub (Weihnachten, Neujahr, Rosenmontag)
• Corporate Fitness, Bike-Leasing, VWL, anteilige Übernahme des Deutschlandtickets, Weiterbildungen und Coachings
• Ein erfahrenes, wertschätzendes Team mit Gestaltungsfreiraum und kurzen Entscheidungswegen
• Ein vielseitiges Umfeld zwischen Startups, Investor:innen und Politik – mit echtem Impact