Senior Manager, Executive Operations

Key Responsibilities

Operating Cadence & Execution

• Own the internal operating rhythm: weekly cadence, meeting preparation, action tracking, and follow-through across AI Fabric’s executive team and into the broader Bell organization.
• Implement and maintain lightweight operational processes (deal tracking, decision logs, stakeholder mapping) without over-engineering them.
• Drive accountability on action items across AI Fabric’s executive team. Flag items at risk of slipping and ensure resolution, not just visibility.
• Collaborate with Bell Business Markets strategy and governance leads to ensure AI Fabric’s internal cadence aligns with enterprise milestones, reporting cycles, and key decision points. Help activate Bell’s national sales and account teams to surface site development and customer opportunities for AI Fabric.

Executive & Stakeholder Support

• Prepare briefing materials, agendas, and background documents for key meetings with government officials, partners, and the board.
• Attend leadership meetings, capture decisions and commitments, and drive follow-up to completion.
• Produce executive summaries and decision documents for board, partner, and government engagements.
• Ensure that Bell executives and Corporate Strategy have timely, well-structured information on AI Fabric’s progress, pipeline, key risks, and upcoming milestones. Proactively prepare the materials and context they need to champion the initiative internally.
• Collaborate directly with Corporate Strategy on financial modelling, business case development, and strategic positioning as needed to support AI Fabric’s growth and capital requirements.
• Support work involving confidential and politically nuanced situations with senior leaders and external government stakeholders.
• Work with Bell Business Markets marketing and Corporate Communications to align messaging, tone, and positioning on shared priorities.

Contract & Legal Management

• Own the contract lifecycle from draft through execution: NDAs, LOIs, MSAs, vendor agreements, partnership agreements, and government contracts.
• Coordinate with external legal counsel to review, redline, and finalize agreements on timeline.
• Maintain a contract tracker with key terms, expiration dates, renewal windows, and obligations so nothing lapses or gets missed.
• Ensure contracts are properly executed, filed, and accessible to the relevant executives.
• Flag legal risks, unusual terms, or compliance issues to AI Fabric’s executive team before execution.

Information Flow & Coordination

• Manage information flow between AI Fabric’s executive team so context is shared and nothing drops.
• Triage incoming requests and protect executive time for high-value work.
• Coordinate logistics and scheduling for cross-functional initiatives with external partners, legal, and government stakeholders.

Long Description

Cadence opérationnelle et exécution

• Détenir la cadence opérationnelle interne : rythme hebdomadaire, préparation des réunions, suivi des actions et exécution au sein de l’équipe de direction d’AI Fabric et vers l’ensemble de l’organisation Bell.
• Mettre en place et maintenir des processus opérationnels légers (suivi des ententes, registres de décisions, cartographie des parties prenantes), sans les alourdir inutilement.
• Assurer la reddition de comptes sur les éléments d’action au sein de l’équipe de direction d’AI Fabric ; signaler les risques de dérapage et en assurer la résolution, pas seulement la visibilité.
• Collaborer avec les équipes de stratégie et de gouvernance de Bell Marchés Affaires pour aligner la cadence interne d’AI Fabric avec les jalons d’entreprise, les cycles de reddition de comptes et les moments décisionnels clés. Contribuer à mobiliser les équipes de ventes nationales et de comptes de Bell afin de faire émerger des occasions de développement de sites et de clients pour AI Fabric.

Soutien aux dirigeants et aux parties prenantes

• Préparer les documents de breffage, ordres du jour et documents de contexte pour les rencontres clés avec les représentants gouvernementaux, les partenaires et le conseil d’administration.
• Participer aux réunions de direction, consigner les décisions et engagements, et assurer le suivi jusqu’à leur réalisation.
• Produire des résumés exécutifs et des documents décisionnels pour les échanges avec le conseil, les partenaires et les instances gouvernementales.
• S’assurer que les dirigeants de Bell et l’équipe Stratégie d’entreprise disposent d’une information opportune et bien structurée sur l’avancement d’AI Fabric, le pipeline, les principaux risques et les jalons à venir. Préparer de façon proactive le matériel et le contexte nécessaires pour qu’ils puissent soutenir l’initiative à l’interne.
• Collaborer directement avec Stratégie d’entreprise sur la modélisation financière, l’élaboration de dossiers d’affaires et le positionnement stratégique afin d’appuyer la croissance et les besoins en capital d’AI Fabric.
• Soutenir des dossiers confidentiels et politiquement sensibles impliquant des dirigeants chevronnés et des parties prenantes gouvernementales externes.
• Travailler avec Marketing de Bell Marchés Affaires et les Communications corporatives pour harmoniser les messages, le ton et le positionnement sur les priorités communes.

Gestion contractuelle et juridique

• Prendre en charge le cycle de vie des contrats, de l’ébauche à l’exécution : ententes de confidentialité (NDA), lettres d’intention (LOI), ententes-cadres (MSA), contrats de fournisseurs, ententes de partenariat et contrats gouvernementaux.
• Coordonner avec les conseillers juridiques externes pour la révision, les annotations et la finalisation des ententes selon les échéanciers.
• Tenir un registre contractuel comprenant les modalités clés, les dates d’échéance, les fenêtres de renouvellement et les obligations, afin qu’aucun élément ne soit omis.
• S’assurer que les contrats sont dûment signés, classés et accessibles aux dirigeants concernés.
• Signaler à l’équipe de direction d’AI Fabric les risques juridiques, clauses inhabituelles ou enjeux de conformité avant l’exécution.

Flux d’information et coordination
•    Gérer les flux d’information entre les membres de l’équipe de direction d’AI Fabric afin que le contexte soit partagé et que rien ne se perde.
•    Trier les demandes entrantes et protéger le temps des dirigeants pour les activités à forte valeur ajoutée.
•    Coordonner la logistique et la planification des initiatives transversales avec les partenaires externes, les équipes juridiques et les parties prenantes gouvernementales.

Critical Qualifications

• 5+ years in a complex, multi-stakeholder environment (consulting, government, telecommunications, or similar).
• Demonstrated experience supporting senior leaders in fast-moving, ambiguous contexts with the ability to determine next steps when direction is incomplete or evolving.
• Experience managing contracts and working with legal counsel on commercial agreements, government contracts, or partnership terms.
• Exceptional written communication: executive summaries, briefing notes, decision memos.
• Strong critical thinking, structured problem-solving, and program management instincts with a bias toward action over process.
• Comfortable working across government, enterprise, and telecommunications stakeholders, and effective at building collaborative relationships within a large enterprise while maintaining the pace and autonomy of a scaling operation.
• Familiarity with AI tools and a willingness to integrate them into daily workflows. We use AI extensively and expect every team member to do the same.
• Government of Canada security clearance at SECRET level (or eligibility to obtain).
• Bilingual English/French is a strong asset.