Secretaria Asistente de Direccion

Objetivo del puesto:

Realizar la administración de la agenda y la asistencia administrativa a la dirección general de la compañía, con el fin de dar cumplimiento a los diversos compromisos administrativos y de gestión que la dirección general tiene con la organización. 

Funciones:

1.Realizar la comprobación de los reembolsos de gastos de la dirección general.  
2. Obtener y comprobar la facturación soporte de los gastos realizados a través de la tarjeta American Express.  
3.Administrar las obligaciones (Tenencias, verificaciones, canje de placas, seguro de automóviles) que se derivan por el mantenimiento de la flotilla vehicular.  
4. Solicitar la compra de servicios, de los diversos medios de transporte que requiera la dirección general, incluye reservación de hotel, alquiler de vehículo y otros.  
5. Generar la facturación de los gastos que haya solicitado la dirección general.  
6. Realizar la captura de las incidencias de nómina a través de la plataforma del grupo, correspondiente al área de la dirección general.  
7. Solicitar las diversas requisiciones de compra por los insumos o servicios contratados en la dirección general.  
8. Llevar el control y administración de los combustibles para la flotilla vehicular, correspondiente al sistema Efectivale.  
9. Llevar el control administrativo (pagos, documentos, gastos y patrocinios) de las diferentes obligaciones que se deriven de los diversos contratos de obra de la compañía.  
10. Llevar el control digital de toda la facturación y comprobación de los gastos efectuados por la dirección general.  
11. Llevar el control de los convenios que se tienen actualmente con los proveedores de servicio.  

• Licenciatura en administración, psicología, o carrera a fin 
• Experiencia: 2 años de experiencia (deseable) como asistente de dirección o gerencia
• Idioma: Inglés básico a intermedio
• Software: Office 365, Project, Excel y plataformas para incidencias. 
• Áreas de conocimiento/habilidades: Capacidad negociadora, manejo de conflictos, enfoque a resultados, seguir lineamientos, capacidad para trabajar en equipo, comunicación, ordenada, solución de problemas, trabajo por objetivos, Iniciativa, dominio de estrés. 
   

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