Reception & Office Operations (w/m/d)
Bei Instagrid bist du Teil der Clean-Tech-Revolution: Du bringst reine Energie in deine Region, unterstützt professionelle Anwender beim Umstieg von Verbrennungsgeneratoren und ermöglichst ihnen eine sichere, effiziente, saubere und leise Energielösung.
Als Reception & Office Operations (w/m/d) stellst du den reibungslosen Betrieb unseres Empfangs-, Meeting- und Gemeinschaftsbereichs sicher. Du übernimmst standardisierte, wiederkehrende operative Aufgaben und entlastest damit zentrale Funktionen im Unternehmen. Durch die klare Trennung von Ausführung und Koordination schaffst du eine verlässliche Basis für den täglichen Office-Betrieb und unterstützt einen strukturierten und professionellen Arbeitsalltag.
Empfang & Besucherorganisation
Du stellst einen dauerhaft besetzten Empfangsbereich sicher
Du begrüßt und registrierst Besucher gemäß definierter Vorgaben
Du betreust Gäste vor Ort und unterstützt bei Wegleitung sowie organisatorischen Fragen
Du bereitest Meetingräume nach festgelegten Standards vor und nach
Du kommunizierst mit internationalen Besuchern auf Deutsch und Englisch
Office-Betrieb & Housekeeping (operativ)
Du führst laufende, betriebsrelevante Tätigkeiten im Office-Umfeld aus
Du sorgst für Ordnung, Sauberkeit und Funktionsfähigkeit in Empfangs-, Meeting- und Gemeinschaftsbereichen
Du kontrollierst, füllst nach und stellst Verbrauchsmaterialien wie Küchen-, Getränke- und Bürobedarf bereit
Du setzt wiederkehrende Aufgaben nach klar definierten Arbeitsanweisungen um
Administrative Grundversorgung
Du bearbeitest die ein- und ausgehende Post
Du übernimmst einfache administrative Tätigkeiten wie Bestellungen nach Freigabe, Ablage und Zuarbeiten
Du hältst bestehende Prozesse ein und eskalierst Abweichungen ohne Entscheidungs- oder Prozessverantwortung
Arbeitszeiten
Du arbeitest 38 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag
Du bist ab 8.00 Uhr morgens vor Ort präsent
Du zeigst Flexibilität bei Veranstaltungen oder Sonderterminen nach Bedarf
