Office Manager & PA

Ben jij een organisatorisch talent met een scherp oog voor detail en uitstekende communicatieve vaardigheden? Heb je ervaring met het beheren van een kantoor én wil je daarnaast de CEO direct ondersteunen? In deze gecombineerde functie van Office Manager & Personal Assistant bij Grant Thornton ben jij het kloppend hart van het kantoor en zorg je dat alles soepel verloopt, terwijl je de CEO proactief ondersteunt in een dynamische en afwisselende werkomgeving.

Wat ga je doen?

Je runt het kantoor met een glimlach:

• Je ontvangt bezoekers op een vriendelijke manier, regelt hun registratie, beheert bezoekersbadges en wijst hen de weg binnen het kantoor

• Ook inkomende en uitgaande oproepen worden professioneel afgehandeld, met correcte doorverbindingen

• Daarnaast beheer je de inkoop en administratie van kantoorartikelen en fungeer je als aanspreekpunt voor praktische vragen over kantoortools

• Verder houd je toezicht op alles rond het kantoorgebouw, van apparatuur en digitale systemen (badges, lockers) tot catering en algemene orde en netheid.

• Inkomende en uitgaande post wordt nauwkeurig verwerkt en correct gedistribueerd

• Tot slot plan en coördineer je interne evenementen, vergaderingen en sociale activiteiten, zodat het kantoor soepel en georganiseerd functioneert.

Je ondersteunt de CEO in dagelijkse werkzaamheden:

• Je beheert de agenda van de CEO en plant afspraken en vergaderingen zorgvuldig.

• Bereidt meetings volledig voor, inclusief documentatie en achtergrondinformatie, zodat de CEO altijd goed geïnformeerd is.

• Stelt presentaties en rapportages op en zorgt dat deze tijdig beschikbaar zijn voor het senior management.

• Filtert en prioriteert e-mails en telefoongesprekken en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

• Organiseert (internationale) zakenreizen en coördineert de logistiek rond meetings en evenementen.

• Biedt ad-hoc ondersteuning en lost problemen zelfstandig en proactief op.