Office Management & Geschäftsführungsassistenz (m/w/d)
Die ZUFALL logistics group ist ein familiengeführtes Logistikunternehmen mit über 2.000 Mitarbeiter:innen an 40 Standorten. Wir entwickeln maßgeschneiderte Logistiklösungen für unsere Kunden – modern, effizient und nachhaltig. Zur professionellen Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine engagierte, diskrete und organisationsstarke Assistenz.
Als Geschäftsführungsassistenz sorgst du dafür, dass der Arbeitsalltag des Managements reibungslos funktioniert. Du behältst den Überblick, strukturierst Abläufe, bereitest Events vor und bist zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen.
- Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung
- Termin‑, Kalender‑ und Reisemanagement inkl. Planung, Organisation und Abrechnung
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Kunden, Partnern und Fachbereichen
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Managementtagungen und Veranstaltungen
- Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsunterlagen
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
- Verwaltung vertraulicher Unterlagen und sensibler Informationen
- Unterstützung im Vertragsmanagement (Ablage, Pflege, Fristenkontrolle)
- Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Assistenzteams und Fachabteilungen
- Übernahme administrativer Sonderaufgaben im logistischen Umfeld
- Mehrjährige Erfahrung als Assistenz, Executive Assistant oder im Sekretariat der Geschäftsführung
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Sehr gute Organisationsfähigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Professionelles, freundliches und souveränes Auftreten
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Hands‑on‑Mentalität
- Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
- Eine verantwortungsvolle Position im direkten Arbeitsumfeld der Geschäftsführung
- Kurze Entscheidungswege und echter Gestaltungsspielraum
- Homeoffice‑Option nach Absprache
- 30 Tage Urlaub
- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung
- Modernes Arbeitsumfeld in einem zukunftsorientierten Logistikunternehmen
