Administrateur des ventes - Secteur Public - CDI Paris - Theodo GovTech

L’histoire du groupe Theodo et son succès Le groupe Theodo accompagne depuis 2009 les entreprises innovantes dans la conception, le développement et le déploiement de produits digitaux ingénieux, en tirant parti du meilleur de la technologie et de l’approche Lean. Theodo connait une croissance exceptionnelle depuis 15 ans : nos équipes rassemblent plus de 700 Theodoers, principalement des Software Engineers, passionnés de technologie et d’amélioration continue. Avec la croissance, le groupe s’est structuré en entités spécialisées par technologies (Theodo Apps, Theodo Cloud, Theodo Data & AI) ou par industries (Fintech, Govtech, Heathtech, Consumer Products Goods). En 2025, le groupe Theodo génère 100M€ de CA. Chez Theodo GovTech, nous accompagnons nos clients - ministères, collectivités territoriales et grands opérateurs publics - dans la conception, le développement et la maintenance de produits numériques accessibles, durables et utiles pour la société. Rejoindre notre aventure, c'est partager une ambition commune : utiliser le numérique pour augmenter l’efficacité de l'action publique et améliorer le quotidien des agents et des usagers. Pourquoi on recrute Aujourd’hui la gestion administration des ventes représente une charge importante pour l’équipe (jusqu’à 1/3 du temps sur certains profils) et est assurée par des profils qui ont une expertise finance. Nous recrutons un profil spécialisé, capable de structurer durablement le flux de commande jusqu’au recouvrement et nous aider sur la réponse administrative aux appels d’offres publics. Tes missions 1) Gestion des bons de commande - Collecter les bons de commande avant démarrage ou poursuite des missions - Vérifier leur conformité (entité juridique, périmètre, TJM, volumes, périodes, conditions de facturation) - Assurer la cohérence entre contrats, avenants et missions en cours - Suivre les montants consommés vs montants commandés - Alerter en cas de dépassement ou d’anomalie - Garantir un archivage rigoureux 2) Gestion et complétion des feuilles de temps - Piloter la complétion des feuilles de temps - Relancer en cas de retard ou d’erreur - Vérifier la cohérence des temps saisis - Valider les feuilles de temps en vue de la facturation, en lien avec le responsable budgétaire 3) Génération et contrôle des factures - Préparer et générer les factures (récurrentes et ponctuelles) - Vérifier leur conformité avec les bons de commande, contrats et avenants, temps validés - Contrôler le TJM, périodes, entités juridiques et mentions légales - Récupérer les PV de livraison si nécessaires - Respecter l’échéancier de facturation 4) Envoi des factures - Envoyer selon les modalités client (plateformes publiques, Chorus Pro, etc.) - Suivre les statuts d’acceptation - Gérer les retours et demandes de correction 5) Recouvrement - Suivre les échéances de paiement - Relancer les clients (email / téléphone) - Coordonner la résolution des litiges - Escalader les situations à risque 6) Réponse administrative aux appels d’offres - Constituer administrativement les dossiers de réponse - Préparer les documents contractuels (y compris en groupement) - Collecter les documents des partenaires si besoin - Vérifier la conformité des pièces - Déposer les dossiers sur les plateformes publiques L’équipe que tu rejoins Tu seras managé(e) par Leïa, notre Finance & Operations Manager et tu travailleras main dans la main avec Guillaume, notre Bid Manager sur la réponse aux appels d’offres. Profil recherché - Diplômé à minima d’une Licence en Comptabilité - 2 à 6 ans d’expérience en Administration des ventes Hard skills : - Maîtrise d’un ERP (Oracle ou NetSuite idéalement) - Notions comptables solides - Bonne compréhension du cycle contractuel client Soft skills : - Rigueur et sens du détail - Excellentes qualités rédactionnelles Process de recrutement - Screening call avec Leïa, Finance & Operations Manager - Entretien Cultural fit avec Clémence, notre Head of Talent - Cas pratique avec Leïa - Entretien résolution de problème avec Matthieu, notre CTO - Entretien final avec Maxime, notre CEO