Admin Support
Als Admin Support ben jij dé essentiële schakel binnen onze Operations-afdeling!
Je ondersteunt de organisatie op administratief en financieel gebied en zorgt dat alle processen vlot, correct en gestructureerd verlopen. Dankzij jouw nauwkeurigheid, betrokkenheid en communicatieve skills blijft onze administratie in topvorm.
Je werkt nauw samen met projectleiders, techniekers, finance en collega’s binnen de vestiging.
Hoe ziet jouw dag eruit?
Facturatie & Financiële opvolging
Proactief opvolgen dat vorderingsstaten tijdig en volledig worden aangeleverd door de projectteams.
Ontbrekende informatie verzamelen bij projectleiders en techniekers zodat facturatie zonder vertraging kan doorgaan.
Facturen verwerken, inclusief het factureren van niet-afgewerkte werkbonnen waar dat relevant is.
Controleren van de koelmiddelenboekhouding en foutieve of ontbrekende registraties signaleren of corrigeren.
Toezien op een consistente en correcte maandelijkse facturatiecyclus.
Creditnota’s aanvragen en de verdere opvolging verzekeren.
Masterdata & ERP-administratie
Klant-, leveranciers- en projectgegevens up-to-date houden in het ERP-systeem.
Controleren van volledigheid en uniformiteit van de geregistreerde data.
Administratieve knelpunten detecteren en meewerken aan procesverbeteringen.
Algemene administratie & vestigingsondersteuning
Office management-taken organiseren en opvolgen: postverwerking, bestellingen, voorraadbeheer, onderhoud, …
Leverancierscontacten en afspraken coördineren.
Instaan voor een ordelijke, veilige en efficiënte werkplek.
Ondersteuning bieden bij rapportage- en documentatieprocessen.
Office Management & kwaliteitsbewaking
Algemene correspondentie en documentatie verwerken, archiveren en structureren.
Actief meewerken aan uniforme administratieve standaarden binnen de afdeling.
Uitsturen , actief opvolgen en in order plaatsen van offertes.
